Archivierungs-Pflicht für E-Mails

Die Archivierungspflicht für E-Mails betrifft jeden Kaufmann, Handelsgesellschaften und auch juristische Personen. Somit sind auch kleine Unternehmen dazu verpflichtet, den E-Mail-Verkehr DSGVO-konform und revisionssicher aufzuzeichnen und je nach Art zwischen 6 Monaten und 10 Jahren manipulationssicher und mit schnellem Zugriff aufzubewahren.

Welche Anforderungen muss eine E-Mail-Archivierung erfüllen?

Die Archivierung bestimmter Mails muss eingeschränkt oder je nach Fall ganz unterbunden werden können. So müssen beispielsweise private Mails erkannt werden, denn sie dürfen vom Unternehmen nicht archiviert werden.
Mailadressen bestimmer Nutzer müssen von der Archivierung ausgeschlossen werden können. Das gilt ggf. für Betriebsärzte, deren Tätigkeit der ärztlichen Schweigepflicht unterliegt.
Gewisse Daten müssen nach einer einstellbaren Zeit automatisch vom Archivierungssystem gelöscht werden. Werden die Bewerbungsdaten – auch die auf Papier! – eines abgelehnten Bewerbers nicht nach spätestens 6 Monaten gelöscht, dann stellt das einen Verstoss gegen die DSGVO dar und das kann teuer werden.
Das System muss gewährleisten können, dass archivierte Mails nicht verändert werden können, auch nicht von Systemadministratoren. Auch müssen in die Mails eingebettete Anhänge (PDF-Dateien, Fotos etc.) mit der Mail archiviert werden.

Was kostet das?

MailStore Server Starterpaket 5 Benutzer

1 MailStore Server Starterpaket, Mailarchivierung für bis zu 5 Benutzer, inkl. 1 Jahr Aktualisierungsgarantie. Der Mailserver kann in der IT-Umgebung beim Kunden installiert werden.

einmalig 295,00 €

MailStore Server Lizenz je Benutzer

E-Mail-Archiv auf unseren Servern, Serverstandort in Deutschland, Archivgröße je Archiv 10 Gb.

Weitere Mengenstaffeln und Preise für Erweiterungen auf Anfrage

je Monat und Nutzer/Archiv
4,95 €

Hornet.email Enterprise

E-Mail-Archivierung mit Serverstandort in Deutschland.

Preise auf Anfrage

Die Preise hängen von der Anzahl der Benutzer, der Anzahl der Mailadressen und Ihrer derzeitigen IT-Konfiguration ab. Wir beraten Sie gerne unverbindlich und unterbreiten Ihnen dann ein für Sie passendes Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich 19% MwSt.